「下記」と「以下」の違いと使い分けを解説!使い方のポイントは?

 
「下記の理由で～」や「下記の通り～」と「以下の理由で～」や「以下の通り～」、仕事をしているとよく目にする表現です。

「下記」と「以下」…似たような言葉…。

「した」という部分は同じだし…。
 
 
自分は、今まで何も気にすることなく思い浮かんだ方を使っていました…、が！

よくよく調べてみたらこの2つ、なんと！「指している部分」が違うということが発覚しました！
 
 
今まで、自分が作成した文書…、めちゃくちゃな意味になっているかも…。

ということで、本記事では「下記」と「以下」の違いや使い分けなどについてわかりやすくお伝えしていきます。
 

1.文書の「下記」と「以下」の意味の違いと使い分けは？「下記の通り」「以下の通り」どっち？

「下記の通り」も「以下の通り」も、「この下に重要なことやポイントがあります」という意味です。

違いは、文書の書き方です。

「下記の通り」では「この下に書きます」という意味で、いったん文章を終わらせた後、行間をあけたうえで「記」と書き、さらにその下に必要な事項を書きます。

「以下の通り」は、「これから下の部分」という意味で、それまでの続きで、必要事項を書きます。
 
 
「以下の通り」の場合は、改行や特別なしるしをつける必要はありません。

「理由は以下の通りです。一つ目の理由は～」と続けて書くことができるのですね。

 
 
ということで、「記」の文字を入れるか入れないかで、「下記」と「以下」の使い方が違ってくるということですね。

意味は、「下記」は「記の下」で、「以下」は「この下」ということです。

それでは、次項では「記書き」のルールについて説明します。
 

2.文書の「記」の後に「以上」は使わない？「記書き」のルールは？

では「下記の通り」と書いたときの、記書きのルールをおさえておきましょう。

記書きを含む文書やメールの書き方、テンプレートはこちらです。

 
たとえば、歓迎会のお知らせなら、「記」の後に、日時や場所、会費などの必要事項を箇条書きで書きます。

そして最後に、「以上」をつけます。

最近では「以上」ではなく、「よろしくお願いいたします」や「ご検討ください」と書くこともあるそうです。

こちらの方が「以上」よりも丁寧な印象がありますね。

とはいえ、「以上」を使うのが一般的ですから、社外への文書や公式な文書では「以上」を使いましょう。

 
【ビジネス文書】

記書きでは最も必要な事項を、わかりやすく簡潔に書くのがルールです。

たとえば、複数枚にわたる文書では記書きは使いません。

記書きが二枚目、三枚目に及ぶのはだめです。

何ページも続くときには、「以下の通り」「次の通り」を使います。

縦書きの場合は、「下記の通り」ではなく「左記の通り」と書きます。

間違えないように注意してください。
 

まとめ

以上が、「下記」と「以下」の違いや使い分けなどについてでした。

記書きで書くときには「下記の通り」、それ以外では「以下の通り」や「次の通り」と書きます。
 
 
記書きのメリットは、文書全体に目を通さなくても「記」～「以上」を読めば、要点や相手の用件がわかるということです。

記書きはわかりやすく簡潔に書きましょう。
 
 
また、大切なこと一番伝えたいことは記書きの中に書いておくこと。

「以上」の下に、思い出したように、連絡先やキャンセルの方法などの重要な事項を書かないようにしてくださいね。