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「別添」と「別紙」の違いを解説!意味/使い分けは?添付とは?

      2018/07/29

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「別添」と「別紙」、どちらも同じような意味で使われることが多いのですが、違いってわかりにくいですよね?
また、「別添」と「添付」の違いは??
実はこの「別添」「別紙」「添付」、それぞれ微妙な違いがあります!
ということで、今回は「別添」「別紙」「添付」の意味の違いや使い分けなどについて調べてみました。
 

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1.「別添」と「別紙」と「添付」の意味の違いと使い分けは?

まずは「別添」と「別紙」を辞書で調べます。

【別添】
・書類や文書に関連する別の参考資料などをつけること。

【別紙】
・書類や文書の続きを別の紙に書き、つけること。

 
一般的には、本文の内容を説明したり補足するための参考資料や明細などを添える場合が「別添」、元の書類に物理的に書ききれない場合や別の紙に書いた方が分かりやすい場合に添えるのが「別紙」です。

また、別添の場合は添える書類に「(別添)」とは表示しませんが、別紙の場合は添える書類に「(別紙)」と表示します。

ですから重要性で判断すると、本文の一部である「別紙」は絶対になくてはならないもの、本文の内容を補足説明するための「別添」は仮に紛失したとしても別紙よりは影響が少ないものといえます。

ただし、これはごく一般的なことであって、会社によって「別添」と「別紙」の取り扱いは様々です。

やはりその会社で作成している「文書作成基準」や「契約書作成基準」といったものを確認することが大切です。

たとえば、パソコンで作成したものは全て「別紙」で、既存の書類など自分で作成したものではないものは「別添」といった扱いにしている会社もあるようです。

添える書類への「(別添)」や「(別紙)」の表示方法や表示位置など、会社で統一している場合もありますので気をつけましょう。

別添1

続いて、「添付」を辞書で調べます。

【添付】
・書類などに、他のものを添え付けること。

 
「添付」は書類などへ別のものを付け加えることですので、文書の続き的な位置づけの「別紙」とは意味が違ってきます。

そして「別添」と意味が同じです。

ですが、「別添」と「添付」の違いはその使い方です。

ある別の物を付け加えるときには一般的には「添付します」と言いますし、相手にある別の物を付け加えてほしいときには「添付してください」と言います。

「別添します」や「別添してください」といった使い方をしないわけではありませんが、一般的には「添付」が多いと思います。

たとえば確定申告書に付ける領収書の場合は「領収書を添付」といった使い方をします。

また電子メールを送る際に付け加えるファイルがある場合は「ファイルを添付する」、相手にお願いするときには「ファイルを添付してください」と言いますよね。

ということで、「別添」と「添付」の違いをまとめると、意味は同じなのですが「別添」は付け加える物を指している場合が多く、「添付」は付け加える行為を指している場合多いのです。

ただし、これについても会社によって取り扱いは様々です。

やはりその会社で作成している「文書作成基準」や「契約書作成基準」といったものを確認することが大切です。
 

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2.「別記」「別表」「別冊」の意味の違いは?

それでは「別記」「別表」「別冊」を辞書で調べます。

【別記】
・本文のほかに注意事項や補足説明などを書き添えること。また書き添えたもの。

 

つまり別の様式で付け加える「別添」や「別紙」などとは異なり、本文と同じ様式内に書き加えることができる場合に「別記」を使います。

様式は何枚もあるより、1枚にまとまっていた方が見やすいです。

重要度の位置づけは様々で、「別添」と同列の場合もあれば「別紙」と同列の場合もあります。

別添2
 

【別表】
・本文のほかに添える表のこと。

 
「別表」も本文を補足説明するために「表」として付け加えられます。

別様式の場合もあれば、本文中に加えられる場合もあります。

重要度の位置づけは「別添」と同列の場合もあれば「別紙」と同列の場合もあります。

【別冊】
・別にとじた冊子。また雑誌・全集などで、臨時あるいは付録として別に作った本。

 
雑誌の別冊付録や別冊特集号などがありますね。

また、辞書などに索引や資料集が別冊でついていることがあります。

つまり、付け加えるものが本や冊子の状態になっている場合は「別冊」を使います。

重要度の位置づけは「別添」と同列の場合が多いです。
 

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まとめ

以上が、「別添」と「別紙」と「添付」の意味の違いや使い分けなどについてでした。

ごく一般的な意味の違いや使い分けについて説明しましたが、「別添」「別紙」「添付」の明確な決まりがあるわけではありません。

その会社内部の使い方の決まりがある場合が多いです。

また、一般市民から書類提出を受ける側の役所などにも、それぞれの決まりがある場合があります。

それぞれの取り扱いは、書類の提出先や会社のルールに従って使い分ける必要があります。

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